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Factura electrónica: qué es y para qué sirve

Saber qué es una factura electrónica y cómo funciona es imprescindible para todos los empresarios y autónomos de hoy en día, pues con el auge de la transformación digital en los negocios, la facturación electrónica es una realidad que ha venido para quedarse y pronto será obligatoria para muchos profesionales.

¿Qué es la factura electrónica y para qué sirve?

Una factura electrónica es un documento comercial en formato digital que refleja una compraventa de bienes o servicios. Para saber qué es una factura electrónica es importante tener claro que se trata de una versión digital de la factura en papel, por lo que ambas tienen los mismos efectos legales y tienen que cumplir con una serie de requisitos y datos obligatorios.

Cuando creamos una factura electrónica generamos un archivo digital que, al igual que cualquier factura ordinaria o “factura normal”, nos sirve como comprobante legal de una compra o venta y que podemos compartir a través de Internet.

¿Para qué sirve la factura electrónica?

Una factura electrónica, como cualquier otra factura, nos sirve para documentar que una operación de compra o venta se ha realizado correctamente, dando así validez legal y fiscal a una operación comercial. Con una factura electrónica podemos documentar esta operación de forma digital, pues las facturas electrónicas se generan y transmiten electrónicamente, lo que permite a los profesionales agilizar sus procesos.

La factura electrónica es especialmente útil cuando tenemos que acreditar una operación comercial en un entorno digital, como puede ser una factura dirigida a una administración pública, justificar un gasto de forma electrónica o compartir nuestras facturas con Hacienda a través de su sede electrónica.

Además de tener varios beneficios, como el ahorro de tiempo y las ventajas de cara a impuestos, hay que tener en cuenta que la factura electrónica pronto será obligatoria para autónomos y pymes.

¿Qué dice la Ley sobre el uso de la factura electrónica?

Existen distintas normativas legales en España que recogen el uso de la factura electrónica, una obligatoriedad que ya existía con facturas dirigidas al sector público, aunque ha sido con los últimos cambios legislativos cuando su uso pasará a ser obligatorio en todas las operaciones entre profesionales.

En Septiembre de 2022, con la entrada en vigor de la nueva Ley Crea y Crece, se regula por primera vez la factura electrónica en el sector privado. La norma establece un período transitorio de 1-2 años para que todos los autónomos pasen a emitir factura electrónica en sus operaciones. Los autónomos persona física tendrán un plazo especial de tres años para empezar a comunicar el estado de sus facturas -fecha de recepción, de pago…- a los proveedores o a la Agencia Tributaria, aunque desde antes ya estarán obligados a emitir sus facturas por medios electrónicos.

Sin embargo, independientemente de la Ley Crea y Crece, la factura electrónica ya es obligatoria en operaciones con el sector público. Esto es así por la Ley 25/2013, de 27 de Diciembre, de impulso de la factura electrónica, que convirtió este documento en un requisito obligatorio en las operaciones dirigidas a las administraciones públicas, aunque no en todos los casos. Esto solamente se aplica a las sociedades y con algunas administraciones también quedan exentas las facturas emitidas por importe inferior a 5.000€.

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¿Quién está obligado a utilizar la factura electrónica?

Atendiendo a las leyes mencionadas y los últimos cambios legislativos de la Ley Crea y Crece, la factura electrónica se convertirá en un requisito obligatorio para una buena parte de las operaciones comerciales. Así, la Ley Crea y Crece señala en su artículo 12 que “todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.

Esta obligación de emitir factura electrónica con otras empresas tiene un período de adaptación. Por lo tanto los autónomos y las pymes tendrán que empezar a emitir factura electrónica en las operaciones con otras empresas dentro de 1 o 2 años (entre 2024 y 2026) desde la aprobación del nuevo reglamento de facturación.

De esta forma, podemos decir que la factura electrónica ya es obligatoria para:

  • Sociedades que emitan facturas dirigidas a las administraciones públicas.

Y será obligatoria para todos los autónomos que facturen con otros profesionales:

  • A finales de 2024 o principios de 2025: si la facturación es superior a los 8 millones de euros.
  • A finales de 2025 o principios de 2026: si la facturación es inferior a los 8 millones de euros.

Además, dentro de esta obligación, habrá un plazo extra para que algunos negocios tengan que empezar a comunicar el estado de sus facturas.

  • A finales de 2026 o principios de 2027: los autónomos persona física tendrán que empezar a comunicar el estado en el que se encuentran sus facturas -recibidas, pagadas…- a los proveedores. El resto de empresas tendrán que hacerlo antes, entre 2024 y 2025.

Sin embargo, existen algunas operaciones que todavía pueden continuar con las facturas en papel. Por ejemplo, no están obligados a hacer factura electrónica las empresas y profesionales que facturen a consumidores finales o usuarios particulares.

¿Qué tipos de facturas electrónicas existen?

A diferencia de los tipos de factura tradicionales, que se subdividen en más de media docena de modalidades, las facturas electrónicas son algo más sencillas de catalogar.

Para saber qué es una factura electrónica correctamente es necesario conocer los distintos formatos de factura electrónica que podemos utilizar, como la factura electrónica estructurada y la factura electrónica no estructurada.

Factura electrónica estructurada

La factura electrónica estructurada es un formato de factura electrónica que se compone de datos estructurados, un formato de documento digital que permite que las facturas sean generadas y leídas de forma automática por programas informáticos de facturación.

Las facturas estructuradas son las requeridas por las administraciones públicas, que en su programa FacturaE utilizan el formato XML, el más común de estas facturas, aunque también pueden verse en formatos como EDIFACT, DOC o XLS.

Factura electrónica no estructurada

Las facturas electrónicas no estructuradas son aquellas que no están compuestas por datos estructurados, sino por un documento normal. Normalmente son facturas en papel escaneadas o facturas en formato PDF.

Contienen todos los datos necesarios pero se muestran en una imagen o documento plano, de forma que para procesar o trasladar los datos debe hacerse de forma manual o con un software OCR de reconocimiento óptico de caracteres.

Elementos de una factura electrónica

Al igual que las facturas ordinarias, una factura electrónica sólo será válida legal y comercialmente si contiene los datos obligatorios y cumple los requisitos de facturación. De momento, y hasta que se apruebe el nuevo reglamento, la mayoría de elementos de factura electrónica (excepto la firma electrónica) son los mismos que los de la factura ordinaria:

  • Numeración para identificar cada factura con un número correlativo.
  • Fecha de emisión que marca el momento en el que se emite el documento.
  • Datos de identificación fiscal sobre el emisor y el receptor de la factura.
  • Concepto(s), para detallar qué se está vendiendo o comprando.
  • Base imponible, para conocer el importe de la venta sin impuestos.
  • Tipo impositivo (impuestos), para tributar correctamente.
  • Importe total, para dejar las cuentas claras.

Sin embargo, una vez que se apruebe el reglamento de facturación (verano de 2023) podría haber nuevos elementos para las facturas electrónicas. Algunos de estos elementos podrían ser:

  • El estado de cobro/pago de las facturas.
  • Los códigos QR y códigos alfanuméricos.
  • La frase “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU”.

Esto es solo un resumen. Si vas a empezar a hacer facturas electrónicas, necesitarás saber todos los detalles para tener una relación sana con Hacienda y hacerlo todo “como Dios manda”, para saber más sobre esto, te recomendamos contactarnos

¿En qué casos es obligatorio utilizar la factura electrónica?

La obligatoriedad de la factura electrónica depende del tipo cliente, es decir, del destinatario a la que estemos facturando. En este sentido, cabe decir que no es lo mismo emitir una factura a una administración pública que facturar a una empresa o profesional del sector privado.

Cada una de las obligación relativas a la factura electrónica están regulados por una normativa distinta. Por ejemplo, desde hace años la factura electrónica en operaciones con la administración pública ya es obligatoria. Sin embargo, en las operaciones entre autónomos o empresas, la factura electrónica todavía no es obligatoria.

Uso de la factura electrónica con las administraciones públicas

Desde el año 2015 las facturas de sociedades dirigidas a las administraciones públicas deberán entregarse en formato electrónico y siguiendo los requisitos de la FacturaE, es decir, una factura electrónica estructurada en el formato XML.

Quedan fuera de esta obligación los autónomos persona física, ya que la Ley solamente se refiere a entidades jurídicas, es decir a empresas.

Además, la norma da la posibilidad a cada administración de desarrollar reglamentariamente una exclusión para que las empresas no tengan que emitir facturar electrónica si el importe de dicha factura es inferior a 5.000€. Algunas administraciones han aplicado esta exención y las sociedades no deben de emitir factura electrónica por debajo de 5.000€, mientras que otras no lo han hecho y la factura electrónica será obligatoria para todas las empresas. En todo caso, la empresa, deberá consultar si la administración a la que factura aplica alguna exención.

Por ejemplo, mientras que la diputación de Barcelona exime a todas las sociedades de emitir factura electrónica cuando el importe de dicha factura sea superior a 5000€, la diputación de Guipúzcoa solamente aplica esta exención a las facturas con un importe superior a 1.000€.

Uso de la factura electrónica con empresas privadas

En las facturas “de profesional a profesional”, es decir, facturas de empresas y autónomos dirigidas a otras empresas o autónomos, la factura electrónica obligatoria se irá implantando poco a poco, con unos plazos determinados en función de cada tipo de empresa (plazos de la Ley Crea y Crece).

En este caso el plazo será de un año desde la aplicación del reglamento de facturación para que las PYMEs que facturen más de 8 millones de euros implanten la factura electrónica al facturar a otras empresas. El plazo será de 2 años para el resto de negocios. Además, en el caso de los autónomos tendrán más tiempo -un total de tres años- para adaptarse a la obligación de comunicar los datos de sus facturas en tiempo real.

Este reglamento de facturación no está aprobado pero se espera que pronto se apruebe, por lo que todos los autónomos y empresas podrían estar obligadas a emitir factura electrónica cuando tengan una operación con otro profesional a partir de 2025.

No te quedes atrás.

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